La Fattura Elettronica

15 Ott La Fattura Elettronica

La Finanziaria 2018 ha disposto che la fattura elettronica sarà obbligatoria dal 1° gennaio 2019 per tutti gli operatori, ad eccezione dei contribuenti minimi e dei forfetari.
Sono escluse altresì le operazioni con soggetti non stabiliti in Italia.

L’obbligo della fattura elettronica riguarda sia le operazioni verso soggetti con partita IVA (B2B) che quelle nei confronti di privati (B2C).

La struttura della fattura elettronica

La fattura elettronica è rappresentata da un file in formato xml.
La stessa deve contenere, tra le altre cose, anche le informazioni necessarie per la gestione dell’invio tramite il Sistema di Interscambio (SdI).
Una delle informazioni fondamentali che deve contenere fattura elettronica è l’indirizzo telematico, ovvero l’indirizzo presso il quale il destinatario della fattura intende ricevere la stessa fattura.

L’indirizzo telematico può essere in alternativa rappresentato da:

1.  l’indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) del destinatario, qualora quest’ultimo intenda ricevere tramite questo canale la fattura elettronica a lui indirizzata.
   
2. il codice destinatario, di 7 caratteri alfanumerici, che identifica il canale sul quale far transitare la fattura elettronica.
   Attenzione: il codice destinatario identifica non il soggetto al quale è indirizzata la fattura elettronica, ma la società di servizi (in genere una software house) che presta il servizio di intermediazione nella ricezione e gestione della fattura elettronica per conto del soggetto alla quale la stessa è indirizzata.

Si evidenzia che per i soggetti che ricevono un numero consistente di fatture di acquisto, è più efficiente la gestione delle stesse attraverso il codice destinatario; infatti questo agevola l’acquisizione dei dati delle fatture d’acquisto direttamente sul software di contabilità e non richiede il costante monitoraggio della propria PEC.

Come predisporre la fattura elettronica

La fattura elettronica in formato xml può essere predisposta utilizzando in alternativa i seguenti canali:

1. Il software messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate sul sito internet https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it.
   In questo caso, è necessario preventivamente registrarsi ai servizi dell’Agenzia delle Entrate richiedendo il proprio PIN di autenticazione presso il sito internet https://www.agenziaentrate.gov.it Questo servizio è in genere rivolto a quegli operatori che emettono un numero contenuto di fatture.

2. Software on line accessibili da pagine web messe a disposizione da software house, portali web, ecc.

3. Software disponibili sul mercato da installare direttamente sul proprio computer.

La maggior parte dei software guidano l’operatore nella compilazione dei vari campi che compongono la fattura elettronica.
Particolare attenzione va fatta ai campi relativi all’indirizzo telematico del soggetto a cui è indirizzata la fattura elettronica (ovvero il cliente).

Come più sopra indicato, se il cliente ha comunicato il suo indirizzo PEC (quale indirizzo telematico dove intende ricevere la fattura) il campo “codice destinatario” dovrà essere compilato con il valore convenzionale di n. 7 zeri (“0000000”), mentre nel campo “PEC destinatario” andrà riportato l’indirizzo PEC comunicato dal cliente.

Se, invece, il cliente ha comunicato il suo codice destinatario, l’operatore indicherà tale codice nel relativo campo, lasciando vuoto il campo “PEC destinatario”.

Se il cliente non comunica alcun indirizzo telematico, oppure se la fattura è indirizzata ad un soggetto minimo/forfettario o ad un cliente privato, sarà sufficiente compilare solo il campo “codice destinatario” inserendo i 7 zeri convenzionali (“0000000”).
In quest’ultimo caso, il Sistema di Interscambio (SdI) non consegnerà la fattura elettronica al cliente, ma la metterà a disposizione di quest’ultimo in un’apposita area a lui riservata del sito internet   https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it, che il cliente potrà consultare previa registrazione.Sarà dunque importante, in questo caso, che il fornitore consegni al cliente una copia anche stampabile della fattura ricordandogli che la fattura originale è quella elettronica e che potrà consultarla e scaricarla dalla sua area riservata del sito internet https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it.

Come trasmettere la fattura elettronica

Una volta predisposta la fattura elettronica, occorre inviarla attraverso lo SdI (Sistema di Interscambio), che a sua volta la inoltrerà al soggetto destinatario.

La fattura elettronica può essere trasmessa utilizzando in alternativa:

1. Il software messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate sul sito internet https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it. In questo caso, è necessario preventivamente registrarsi ai servizi dell’Agenzia delle Entrate richiedendo il proprio PIN di autenticazione presso il sito internet https://www.agenziaentrate.gov.it

2. La propria casella di posta elettronica certificata (PEC). In caso di utilizzo dalla posta elettronica certificata, il file contenente una o più fatture va inviato come allegato del messaggio.
   Attenzione: il messaggio non va inviato alla PEC del cliente, se indicato in fattura, ma all’indirizzo PEC del Sistema di Interscambio (SdI) pubblicato sul sito www.fatturapa.gov.it. Con il primo messaggio di risposta il Sistema comunica a colui che trasmette la fattura elettronica tramite PEC, l’indirizzo PEC che questi dovrà utilizzare per i successivi invii.Se il processo di invio e ricezione va a buon fine, al mittente vengono recapitate 2 ricevute: una di accettazione da parte del proprio gestore di posta; una di avvenuta consegna da parte del gestore di posta del destinatario. Questa attesta l’avvenuta trasmissione del file al SdI ma non la correttezza / accettazione dello stesso e quindi la fattura elettronica non può ancora essere considerata emessa.

3. Software disponibili sul mercato da installare sul proprio computer;

4. Software on line accessibili da pagine web disponibili sul mercato.

Come ricevere la fattura elettronica

Il soggetto che emette le fatture elettroniche ai propri clienti, riceverà a sua volta fatture elettroniche dai propri fornitori.
In questo caso, il primo passo da compiere sarà quello di indicare ai propri fornitori non solo la propria partita IVA e dati anagrafici, ma anche il proprio l’indirizzo telematico, ovvero l’indirizzo presso il quale il destinatario della fattura intende ricevere la stessa fattura.

Come più sopra indicato, l’indirizzo telematico può essere in alternativa rappresentato da:

1. l’indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) del destinatario, qualora quest’ultimo intenda ricevere tramite questo canale la fattura elettronica a lui indirizzata.

2. il codice destinatario, di 7 caratteri alfanumerici, che identifica il canale sul quale far transitare la fattura elettronica. Ricordiamo, ancora una volta, che il codice destinatario identifica non il soggetto al quale è indirizzata la fattura elettronica, ma la società di servizi (in genere una software house) che presta il servizio di intermediazione nella ricezione e gestione della fattura elettronica per conto del soggetto alla quale la stessa è indirizzata.

Per rendere più sicuri questi passaggi, oltre che più rapidi, agevolando il fornitore nella fase di acquisizione dei dati del cliente, tutti gli operatori titolari di partita IVA possono:

1. registrare presso lo SdI (Sistema di Interscambio) l’indirizzo telematico dove desiderano ricevere di default tutte le loro fatture.

2. Generare e tenere “a portata di mano” un codice bidimensionale chiamato QrCode contenente il numero di partita IVA, tutti i dati anagrafici e l’indirizzo telematico di default comunicato preventivamente allo SdI. Il QrCode sarà poi inviato ai propri fornitori.

Queste due azioni possono essere effettuate autenticandosi presso il sito internet dell’Agenzia delle Entrate all’indirizzo internet: https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it, previa richiesta del PIN.
Da qui, si accede alla funzione “Registrazione dell’indirizzo telematico dove ricevere tutte le fatture elettroniche” attraverso la quale ciascun soggetto può indicare la modalità con la quale desidera ricevere le fatture elettroniche dai propri fornitori.Allo stesso modo, si può accedere alla funzione “Generazione QrCode” che consentirà di generare e stampare il proprio codice identificativo (contenente dati anagrafici, partita IVA e indirizzo telematico) da inviare ai propri fornitori.

La scelta effettuata attraverso la funzione di registrazione viene considerata dal Sistema di Interscambio (SdI) come prioritaria nella consegna della fattura elettronica.
Così, ad esempio, se al proprio fornitore è indicato di inviare la fattura al proprio indirizzo PEC, mentre sul sito https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it è stato inserito il codice destinatario, lo SdI recapita la fattura tramite il codice destinatario.

La registrazione del proprio indirizzo telematico e la generazione del proprio QrCode può essere fatta anche attraverso un intermediario abilitato (come i dottori commercialisti) al quale è stata rilasciata apposita delega.
In questo caso, non si tratta della società intermediaria (in genere una software house) proprietaria del codice destinatario usufruibile da chi riceve la fattura elettronica, ma dell’intermediario abilitato alla consultazione, per esempio, del cassetto fiscale o all’invio delle dichiarazioni dei redditi (quindi dottori commercialisti, ragionieri, consulenti del lavoro, ecc.).

In base a ciò che è stato comunicato, il soggetto che riceve la fattura elettronica dal suo fornitore potrà “trovarla”:

1. Nella propria casella PEC, se è stata indicata la PEC come indirizzo telematico.

2. Sulla pagina web messa a disposizione dalla software house dalla quale si è acquistato il servizio, se è stato indicato come indirizzo telematico il codice destinatario della software house.

3. In ogni caso all’interno della propria area riservata del sito internet dell’Agenzia delle Entrate sito https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it

Come conservare la fattura elettronica

Per legge, sia chi emette che chi riceve una fattura elettronica è obbligato a conservarla elettronicamente.
La conservazione elettronica, tuttavia, non consiste nella semplice memorizzazione sul proprio computer del file della fattura, bensì consiste in un processo regolamentato tecnicamente dalla legge.

Con il processo di conservazione elettronica a norma si avrà la garanzia negli anni di non perdere mai le fatture, riuscire sempre a leggerle e poter recuperare in qualsiasi momento l’originale della fattura stessa.

Per la conservazione a norma delle fatture elettroniche emesse e ricevute tramite il Sistema di Interscambio (SdI) può essere utilizzato:

1. il servizio messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, previa adesione all’accordo di servizio disponibile nell’area riservata del sito Internet dell’Agenzia delle Entrate https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it

2. I servizi messi a disposizione da operatori privati certificati che di solito abbinano anche i servizi di predisposizione invio e ricezione delle fatture elettroniche tramite specifici software gestionali (cioè le software house che mettono a disposizione il codice destinatario).